Tercapainya suatu tujuan yang direncanakan dalam suatu perkantoran baik perkantoran swasta atau negeri merupakan indikator yang sangat penting guna melihat sisi optimalisasi baik dalam hal pelayanan ataupun prestasi kantor tersebut. 

Tentu saja dalam pelaksanaan pekerjaan di setiap lini sangat berhubungan erat sekali dalam suatu pekerjaan dan ini tidak terlepas dari apa yang ada di perkantoran tersebut seperti halnya adanya ketersediaan alat dan bahan untuk dijadikan sebagai bahan pekerjaan yang kemudian akan menghasilkan kualitas pekerjaan, di mana ini menunjukkan terhadap prestasi atau keberhasilan pekerjaan tersebut seperti adanya sarana prasarana untuk mendokumentasikan, mengolah dokumen, serta mencetak dokumen hingga mengarsipkan dokumen. 

Tidaklah akan disebut sebagai suatu aktivitas perkantoran apabila tidak ada dokumen akhir sebagai ujung dari pelaksanaan pekerjaan. Namun dengan adanya teknologi saat ini masalah masalah terkait dengan pelaksanaan pekerjaan di perkantoran akan menjadi optimal apabila digunakan secara maksimal salah satunya dengan adanya teknologi konversi dari dokumen menjadi database yang sangat besar sekali manfaatnya istilah ini disebut dengan data capture, yang prinsipnya mengubah dokumen dokumen yang ada baik dalam bentuk hardcopy dengan kuantitas tertentu menjadikan database yang terstruktur dan sistematis dan disimpan dalam bentuk softcopy yang kemudian ini akan berdaya guna di suatu hari nanti baik itu untuk keperluan evaluasi ataupun hanya untuk pendokumentasian. 

Tentu ini tidaklah akan membebani para pelaku perkantoran sebab sudah ada perusahaan yang menangani teknologi ini tinggal memesannya untuk mendapatkan jasa data capture ini sehingga kemudian tinggal memberikan dokumen yang sudah ada dalam lemari anda dan dijadikan sebagai database di perusahaan tersebut yang kemudian akhirnya anda akan mendapatkan soft copy dari data-data tersebut.

Efesiensi dan akurasi serta untuk kebutuhan evaluasi menjadi sangat mudah tentu saja prestasi bagi para pelaksana perkantoran ini menjadi terjangkau. Perusahaan yang menyediakan jasa data capture ini adalah perusahaan rds dimana memberikan solusi bagi para pelaku perkantoran baik swasta atau negeri. Untuk selanjutnya anda bisa melihatnya di rds.co.id.

Document imaging merupakan suatu layanan untuk melakukan konversi dokumen dari bentuk hardcopy menjadi softcopy, konversi tersebut penting untuk dilakukan mengingat pengelolaan sistem manajemen sebuah perusahaan dikerjakan oleh banyak orang dibeberapa bagian manajemen kantor. Setiap divisi yang ada pada sebuah perusahaan, pastilah membutuhkan dokumen yang berupa database atau yang tersimpan di dalam komputer untuk menunjang tugas dan tanggungjawabnya masing-masing. 

Apalagi saat ini sistem manajemen kerja di berbagai perusahaan besar sudah menggunakan proses pengerjaan berbasis pemanfaatan teknologi digital dan internet. Yang mana sistem manajemen kerja seperti itu akan dapat diakses dengan mudah oleh setiap divisi, sehingga adanya jasa document imaging akan membantu proses konversi dokumen tersebut. 

Salah satu perusahaan yang menyediakan layanan konversi document imaging adalah Recyom Document Solusi ( RDS ), RDS akan memberikan beberapa keuntungan bagi sebuah perusahaan yang memilih layanannya termasuk layanan pada jasa document imaging ini. Yang mana keuntungan – keuntungan yang dapat diperoleh di antaranya adalah : 

1.  Dengan sistem dokumentasi file digital, proses pencarian dokumen di kemudian hari akan menjadi lebih cepat dan mudah. Sistem pencarian dan indeksasi dari software komputer yang didasarkan pada pencarian kata kunci tertentu atau isi dokumen, akan sangat mempercepat proses pencarian untuk menemukan data. 

2.  Dokumen dalam bentuk database atau digital akan lebih mudah dan cepat untuk di distribusikan pada pihak yang memerlukan file tersebut, karena tidak diperlukan proses fotocopy dan jasa kurir untuk mengirimkan atau mendistribusikannya. Hanya dengan alamat email dan teknologi data sharing lainnya, maka data atau file tersebut akan dapat diterima oleh pihak yang memerlukan dokumen dengan waktu yang relative cepat. 

3.  Akses data dapat disimpan secara teratur dan dapat diolah sesuai dengan level atau tingkatan divisi pada setiap perusahaan, seperti file A hanya boleh dilihat dan dibaca oleh level staff tertentu dan seterusnya. Hal tersebut dapat menjaga kerahasiaan dari masing-masing file. 

4.  Keuntungan data digital adalah dapat diakses oleh beberapa orang sekaligus, hal semacam ini akan sangat memudahkan untuk masing-masing pekerja yang memerlukan data yang sama untuk menyelesaikan tugasnya. 

5.  Menjaga keamana data, dimana data digital dapat diberikan proteksi password, sehingga hanya orang-orang tertentu saja yang dapat membuka file data digital.